Biasanya, setiap karyawan resign dari sebuah perusahaan – khususnya, jika karyawan itu memegang akses tertentu milik kantor lama – perusahaan akan berupaya menutup semua akses tersebut. Tujuannya, agar mantan karyawan itu tidak bisa mendapatkan lagi akses-akses dari kantor lama.
Namun, laporan Kaspersky Lab teranyar menyebutkan bahwa sebanyak sepertiga (33%) pekerja masih memiliki akses ke file dan dokumen dari karyawan sebelumnya. Hal ini mampu membuat integritas data dan aset perusahaan dalam risiko. Setidaknya itulah temuan dari penelitian terbaru Sorting out digital clutter in business dari Kaspersky Lab.
Mantan karyawan juga dapat menggunakan data ini untuk tujuan pribadi. Misalnya, di tempat kerja barucatau mereka dapat secara tidak sengaja menghapus bahkan merusaknya. Akibatnya, pemulihan data akan membutuhkan waktu dan upaya, yang seharusnya dapat digunakan untuk keperluan bisnis yang lebih berharga.
Kurangnya kejelasan mengenai ‘kekacauan digital’ ini dapat memusingkan organisasi. Selain itu, kegagalan mengunci data online yang aktif dapat menimbulkan kerugian atau bahkan ancaman bagi bisnis.
Risiko adanya akses ilegal ke file kerja mungkin bukan berasal dari pihak utama, namun justru pekerja yang tidak lagi bekerja sebagai karyawan aktif tetapi tidak terputus dari layanan email perusahaan, aplikasi messenger atau dokumen Google. Situasi seperti ini sangat mengkhawatirkan. Alasannya, aset-aset termasuk kekayaan intelektual, data komersial dan dilindungi lainnya serta segala jenis rahasia yang jika hilang, dapat digunakan oleh pelaku kejahatan siber atau kompetitor demi keuntungan mereka sendiri. Di antara responden yang disurvei oleh Kaspersky Lab, 72% mengaku bekerja dengan dokumen yang berisi berbagai jenis data sensitif.
Studi juga menemukan bahwa akibat dari kekacauan data digital, karyawan membutuhkan beberapa waktu untuk menemukan dokumen atau data yang tepat yang tersimpan di tempat berbeda. 57% staf kantor merasa kesulitan untuk menemukan dokumen atau file saat bekerja.
Sebanyak 58% juga menggunakan perangkat sama untuk pekerjaan dan penggunaan pribadi yang berarti bahwa informasi di perangkat berbeda ini dapat digandakan atau menjadi ketinggalan zaman sehingga menyebabkan kebingungan bahkan kemungkinan kesalahan di tempat kerja. Kekacauan digital ini juga dapat menyebabkan kerugian jika jatuh ke tangan pihak ketiga, atau bahkan kompetitor. Konsekuensi dari kejadian ini dapat berupa pinalti dan tuntutan hukum dengan klien, sebagai akibat dari pelanggaran NDA atau undang-undang perlindungan data.
Selain itu, hanya di bawah sepertiga (29%) pekerja yang mengaku berbagi nama pengguna dan kredensial kata sandi untuk perangkat perusahaan dengan rekan kerjanya.
“File digital yang berantakan dan akses data tidak terkontrol terkadang dapat menyebabkan pelanggaran dan insiden dalam dunia siber. Dalam kebanyakan kasus, kemungkinan akan mengakibatkan gangguan dalam pekerjaan di perusahaan, waktu terbuang dan energi terkuras sia-sia akibat memulihkan file yang hilang,” kata Sergey Martsynkyan, Head of B2B Product Marketing di Kaspersky Lab.
Bagaimana dengan perusahaan Anda?