Berdasarkan riset yang dilakukan oleh MarkPlus Insight, sebanyak 37,5% pelaku UKM belum melakukan sistem pembukuan. Sementara sisanya sudah melakukan pembukuan baik secara manual ataupun komputerisasi. Beberapa alasan mulai dari belum ada pemisahan keuangan usaha dan pribadi, tidak mengerti proses pembukuan, tidak paham keuntungan pembukuan, hingga harga software yang tidak sebanding menjadi alasan para pelaku UKM ini belum melakukan sistem pembukuan.
“Sistem administrasi keuangan yang kami lakukan masih secara manual. Maklum, kami ini hanya mantan Tenaga Kerja Indonesia (TKI), belum memiliki tenaga professional. Yang penting, kami tahu modal kami ada berapa,” ujar Midah Dahmalia, Pemilik Bilvie Food yang mengelola produk sate bandeng.
Midah terbilang beruntung karena proses pembukuan yang mereka lakukan dibina dan dibantu oleh Pemerintah Daerah setempat secara gratis. Bentuk pembukuan yang dilakukan oleh Midah masih sebatas arus kas dan modal.
“Kami bukan orang bisnis dan ekonomi. Yang kami tahu hanya mengolah bandeng. Bagi kami, yang penting tahu arus kasnya. Kami dapat pelatihan, namun kendalanya kami sudah kesulitan memikirkan sisi produksi,” katanya. Untungnya, pemerintah setempat membantu Bilvie Food melakukan pembukuan. “Misal, biaya bahan baku sekian, biaya produksi sekian. Pemda dari dinas kelautan dan perikanan yang sangat berperan membantu kami, termasuk penyediaan peralatan. Dengan bantuan tersebut, kami pun merasakan manfaatnya, termasuk untuk menjaga arus modal,” terang Midah.
Hal yang sama juga dialami oleh Yasa Singgih, Pemilik Men’s Republic yang bergerak dalam bidang fesyen. Menurutnya, masalah pembukuan bukan hal pertama yang dipikirkan oleh para pemain UKM. ”Fokus pertama biasanya soal penjualan. Biasa saat penjualan sudah mulai banyak, lalu bingung, kok profit tidak ada. Lalu stok hilang, baru sadar dan insyaf, barulah bikin pembukuan,” ujar Yasa.
Beragam hal bisa dimasukan dalam laporan administrasi keuangan baik transaksi penjualan, transaksi pembelian bahan baku, penyusutan modal, laporan laba rugi, utang piutang, upah, hingga database pelanggan. Beberapa pelaku UMKM sudah mengisi laporan administrasi keuangan mereka dengan indiaktor tersebut. Saat awal mendirikan Men’s Republic, Yasa mengisi pembukuan seorang diri. Itu pun yang dimasukan masih seputar keluar masuk uang dan barang. Setelah memiliki pegawai, pembukuan tersebut ditambah dengan neraca laba rugi.
Bagi pelaku UKM, masalah administrasi keuangan adalah persoalan yang membingungkan dan rumit. Beberapa dari mereka sadar akan pentingnya proses administrasi keuangan, tapi masih banyak yang tidak melakukan. Sebagian pelaku UKM menilai kegiatan administrasi keuangan adalah hal yang mewah dan menyita waktu. Apalagi, dibutuhkan keahlian khusus dalam mencatat serta menghitung semua pemasukan, pengeluaran, besaran aset dan lain sebagainya. Keahlian ini yang tidak dimiliki oleh semua pelaku UKM.
Padahal, proses administrasi keuangan yang mumpuni dapat membantu pelaku UKM dalam mengukur kinerja dan target. Tidak sedikit pula pelaku UKM yang gagal karena perkara administrasi keuangan. Meski, ada beberapa pelaku UKM yang bisa menjalankan bisnisnya secara normal-normal saja tanpa melakukan proses administrasi keuangan yang memadai. Mereka bisa mengambil keputusan tanpa harus melihat laporan keuangan, hanya berdasarkan kebiasaan dan keyakinan dari pengalaman yang telah ada.
Tentunya hal ini tidak salah. Namun akan semakin sulit dan jauh lebih kompleks ketika kegiatan bisnis yang mereka kerjakan semakin lama semakin besar. Sebab, banyak manfaat yang bisa didapatkan oleh pelaku UKM jika menerapkan sistem administrasi keuangan yang mumpuni.