Perusahaan-perusahaan Jepang terkenal dalam menerapkan prinsip Kaizen. Prinsip inilah yang menjadi salah satu kunci utama perusahaan-perusahaan asal Negara Matahari Terbit ini menjadi pemimpin pasar global. Lewat Kaizen, produk atau buatan perusahaan Jepang terkenal karena kualitasnya. Tak hanya produk, layanan ke konsumen pun selalu mendapat penghargaan di mana-mana.
Di Indonesia, perusahaan-perusahan asal Jepang pun merajai pasar di industrinya masing-masing. Terutama, di industri otomotif yang sejauh ini mutlak dikuasai merek-merek asal Jepang. Para penguasa industri otomotif ini sebagian bernaung di bawah Grup Astra. Sehingga, di Grup Astra prinsip Kaizen atau continous improvement begitu lekat di setiap lini bisnis.
Penerapan prinsip Kaizen ini terus membuahkan hasil setiap tahunnya. Melalui kegiatan InnovAstra, Grup Astra berhasil telah menciptakan ribuan proyek improvement dan inovasi di perusahaannya. Total proyek yang dihasilkan sejak awal pelaksanaan, tahun 1983, hingga tahun 2018 mencapai 8,2 juta proyek.
Antara Kaizen dan inovasi pada dasarnya memiliki tujuan yang sama, yakni melakukan perbaikan. Perbedaannya, ada pada cara, biaya, dan orientasinya. Pada Kaizen, perbaikan terjadi secara terus menerus pada setiap proses bisnis. Ini adalah cara pandang atau aliran manajemen Jepang.
Sedangkan inovasi yang dianut oleh model manajemen Barat menekankan pada hasil. Sehingga, perbaikan yang terjadi merupakan perubahaan besar. Biasanya menggunakan atau menerapkan teknologi dan teknik produksi mutakhir.
Mengenai biaya, pendekatan Kaizen terbilang lebih berbiaya rendah sebab perbaikan tidak drastis tapi terus-menerus, sehingga tidak terlalu menyedot biaya. Beda dengan inovasi yang bersifat seketika dan memasukkan hal-hal baru, maka investasinya pun besar.
Mana yang lebih tepat untuk UKM? Semua bisa diterapkan oleh UKM. Namun, bila Anda masih terkendala soal dana, ada baiknya memilih pendekatan Kaizen. Beruntung saat ini adalah era digital. Di era ini, berkat perkembangan teknologi, melakukan inovasi bisa lebih murah dibanding dulu.
Di Astra, seperti sudah tersebut sebelumnya, budaya Kaizen dan inovasi sudah begitu mengakar. Hal ini pun ditularkan ke para usaha kecil dan menengah (UKM) yang dibina oleh Grup Astra melalui Yayasan Dharma Bhakti Astra (YDBA). Sebagai grup yang memiliki lini bisnis otomotif terbesar, sebagian besar UKM yang mendapat dukungan Grup Astra pun dari sektor terkait otomotif.
Upaya menularkan semangat inovasi ini diawali dengan menerapkan pola alur kerja yang memenuhi 5S, yakni Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), dan Shitsuke (Rajin). Di dunia otomotif, penerapan 5S memang hal yang mutlak karena tidak sekadar menyangkut efektivitas dan efisiensi, namun juga keselamatan kerja.
“Disiplin dengan 5S memang sangat penting untuk membangun semangat Kaizen atau continuous improvement. Selanjutnya, menerapkan Quality Control Circle (QCC) untuk mendukung produktivitas usaha,” kata Henry C. Widjaja, Ketua Pengurus YDBA.
Henry menambahkan bahwa YDBA menyediakan pendampingan ke UKM di setiap tahapnya. Selanjutnya, untuk memastikan bahwa UKM itu terus berinovasi dan sustain, YDBA menggelar Konvensi QCC. Dalam konvensi ini, YDBA tidak saja membagikan pengetahuan tentang Kaizen dan inovasi, tapi juga ada kompetisi.
“Jadi, kami perlombakan untuk terus memacu semangat mereka berinovasi. Kami terus mengajak UKM untuk selalu menerapkan kegiatan QCC dari hal yang sederhana pada bisnis mereka. Kegiatan ini juga untuk memastikan bahwa UKM binaan itu hidup terus, bisa naik kelas dan awet. Karena menurut pengalaman yang sudah terjadi, setelah ikut pelatihan, ya, sudah tidak ada kelanjutannya,” kata Henry.
Sejauh ini, menurut temuan YDBA, tantangan UKM dalam melakukan improvement dan inovasi adalah ketiadaan tradisi mencatat. Padahal, untuk menghasilkan perbaikan harus berawal dari mencatat setiap terjadi masalah, sehingga terlihat fakta yang terjadi dan mencari solusinya. “Kalau tidak ada pencatatan, tidak bisa terdeteksi di mana letak masalahnya. Masalah itu bisa terulang kembali kalau tidak segera dicari solusinya. Setelah solusinya ketemu pun harus dicatat juga,” terang Henry.
Pada praktiknya, strategi utama YDBA untuk memajukan UKM adalah dengan membuat sektor-sektor unggulan. Sektor unggulan adalah program yang fokus ke kumpulan UKM dalam industri sejenis, yang tumbuh lantaran ada jaminan ketersediaan sumber daya bahan baku.
Hingga pertengahan tahun 2018, setidaknya ada 14 sektor unggulan yang tersebar di berbagai wilayah Nusantara. Di antaranya, industri alumunium di Yogyakarta, industri logam di Klaten dan Sidoarjo-Jatim, dan Tegal, sektor perbengkelan di Yogyakarta dan Sidoarjo-Jatim, perikanan di Sangatta-Kaltim, beras organik di Bontang-Kaltim, dan lainnya. “Dari keempat belas sektor itu ada beberapa yang sudah selesai dan menghasilkan UKM Mandiri,” katanya.
Saat membantu pengembangan UKM di tiap sektor unggulan, ada empat bentuk metode yang diterapkan oleh YDBA, mulai dari pelatihan, pendampingan, memfasilitasi ke foster father (bapak angkat), dan memfasilitasi urusan finansial. Empat metode ini mendapat dukungan penuh dari semua anak usaha di Grup Astra, sesuai dengan kapasitas perusahaannya.
Sebagai contoh, Astra Honda Motor menjadi bapak angkat dari UKM-UKM yang berada di tier kedua dan ketiga. Kemudian, terkait pendanaan, di Grup Astra ada beberapa perusahaan finansial yang siap mengucurkan kredit.
“Peran foster father juga sangat penting dalam Kaizen. Sebab, bila UKM sudah menemukan bapak angkat dan ingin tetap jadi anak angkat, harus terus meng-update dan mengasah keahliannya agar produknya sesuai standar yang ditetapkan bapak angkat,” pungkas Henry.