PDCA Cycle atau Plan-Do-Check-Act merupakan alat untuk membantu menyelesaikan permasalahan, merespons peluang dan tantangan, beradaptasi dari perubahan, hingga meningkatkan produktivitas.
PDCA ini memiliki empat tahapan yang mana Plan berarti melakukan perencanaan, Do untuk melakukan pengujian dalam skala kecil, Check untuk mengevaluasi hasil, dan Act adalah penerapan strategi dalam skala besar.
PDCA Cycle ini telah banyak diterapkan lintas industri, baik untuk memaksimalkan produksi, mengurangi kesalahan operasional, dan meningkatkan output yang dihasilkan.
Konsep ini dikembangkan oleh W Edwards Deming pada 1950-an dan menjadi konsep yang umum digunakan dalam berbagai proses manajemen dan perencanaan proyek.
Untuk dapat melakukan PDCA Cycle secara tepat, berikut enam langkah yang bisa Anda lakukan yang telah Marketeers lansir dari MasterClass:
1. Identifikasi masalah
Evaluasi kinerja dari metrik sebelumnya untuk mengetahui mana yang salah dan perlu perbaikan. Beberapa poin yang perlu dipertimbangkan adalah tujuan, timeline, dan pengukuran kesuksesan.
Identifikasi tujuan yang ditetapkan apakah sudah sesuai sasaran dan evaluasi apakah hasil sudah sesuai dengan target yang ditentukan. Temukan akar permasalahan yang nantinya dapat mempermudah Anda untuk membangun strategi yang solutif untuk permasalahan tersebut.
BACA JUGA: PDCA (Plan-Do-Check-Act): Langkah untuk Perbaikan Berkelanjutan
2. Bangun sebuah hipotesis
Setelah mengumpulkan berbagai informasi pada saat pengidentifikasian masalah, cobalah untuk membangun hipotesis dari permasalahan tersebut.
Hipotesis Anda juga perlu memuat solusi yang sesuai dan tepat sasaran, sekaligus pengukuran kinerja yang layak untuk digunakan. Hipotesis ini juga dapat termasuk dalam strategi untuk melakukan perencanaan atau Plan pada siklus PDCA.
3. Pengujian solusi
Untuk meminimalisasi risiko, implementasikan hasil hipotesis Anda dalam skala kecil dengan lingkungan yang terkontrol baik. Inilah yang disebut dengan testing atau pengujian pada tahap Do.
Pada saat pengujian, kumpulkan berbagai data yang mungkin Anda dapatkan sebagai bahan evaluasi untuk mengetahui apakah solusi dan hipotesis Anda benar.
BACA JUGA: Kaizen: Perbaikan Berkelanjutan Jadi Kunci Kesuksesan Orang Jepang
4. Analisis hasil pengujian
Setelah melakukan pengujian, saatnya Anda masuk dalam tahapan evaluasi atau dalam PDCA disebut sebagai Check. Analisis hasil pengujian Anda, bandingkan hasil sebelum dan sesudah solusi diterapkan.
Apakah solusi Anda memberikan dampak yang signifikan pada output atau target yang Anda dapatkan. Ukurlah hasil tersebut pada metrik pengukuran kinerja yang sebelumnya sudah Anda siapkan pada tahapan perencanaan.
Jika hasilnya gagal, maka kembalilah pada langkah pertama, yaitu melakukan perencanaan, membangun hipotesis, dan begitu seterusnya secara berurutan.
5. Implementasikan solusi
Apabila hasil evaluasi Anda telah sesuai dengan target yang ditetapkan, maka saatnya Anda memasuki tahapan PDCA selanjutnya, yaitu Act. Jadikan solusi tersebut sebagai strategi atau kebijakan baru di perusahaan Anda.
Libatkan seluruh stakeholder dalam proses baru ini agar tim Anda memahami tujuan dan langkah apa yang perlu dilakukan agar dapat mencapai tujuan bersama.
6. Adaptif dengan potensi disrupsi
PDCA Cycle menekankan pada continuous improvement atau perbaikan berkelanjutan yang mana hal ini dapat mendorong Anda dan tim untuk memiliki growth mindset.
Terbukalah dengan berbagai perubahan yang terjadi dengan selalu menyiapkan diri dan strategi yang adaptif. Kemampuan Anda dalam beradaptasi dengan setiap perubahan akan membantu Anda untuk mampu selalu mengoptimalkan produktivitas bahkan dalam keadaan terburuk sekalipun.
Kesimpulannya, empat tahapan dalam Plan-Do-Check-Act perlu dilakukan secara berurutan dan berulang. PDCA Cycle perlu diterapkan secara terus-menerus hingga mencapai titik optimalnya.
BACA JUGA: Lean Startup: Metode Populer untuk Membangun Startup yang Inovatif
Editor: Ranto Rajagukguk
