Pada era digital ini, rapat online telah menjadi bagian penting dari rutinitas kerja, terutama sejak makin banyak orang bekerja dari rumah. Baik itu untuk keperluan bisnis, komunitas, atau sekadar bertemu dengan teman, memahami etika dan teknis rapat online adalah hal yang sangat penting.
Menurut Kate Wingrove, Training and Development Director Toastmasters International, persiapan yang matang sebelum mengikuti rapat online sangat penting untuk memastikan rapat berjalan lancar. Dengan memperhatikan beberapa hal sederhana, Anda dapat meningkatkan efektivitas serta produktivitas selama mengikuti rapat online.
BACA JUGA: Sneakers Lovers Merapat! PUMA Rilis Palermo Dengan Warna-Warna Ceria
“Dengan mempersiapkan diri dan mengikuti etiket yang benar, Anda dapat memaksimalkan partisipasi Anda dalam setiap pertemuan online,” kata Kate seperti dikutip pada channel YouTube Toastmasters International pada Rabu (13/11/2024).
Berikut adalah tujuh tips yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan pengalaman rapat online, baik dari segi teknis maupun perilaku:
BACA JUGA: Pencinta Daging Merapat! Ini 5 Steakhouse di Jakarta yang Wajib Dicoba!
1. Uji Perangkat Anda Sebelum Rapat Dimulai
Sebelum menghadiri rapat online, pastikan semua perangkat yang Anda gunakan berfungsi dengan baik. Cek koneksi internet, kamera, mikrofon, dan headphone agar tidak terjadi gangguan di tengah-tengah rapat.
Sangat disarankan untuk masuk ke ruang rapat beberapa menit lebih awal untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik, terutama jika Anda memiliki peran aktif dalam rapat.
2. Pilih Ruangan yang Tenang
Suara latar belakang yang bising dapat mengganggu jalannya rapat dan mengalihkan perhatian peserta lainnya. Usahakan untuk bergabung dari ruangan yang tenang.
Matikan ponsel atau perangkat lain yang dapat menimbulkan suara, serta pastikan tidak ada suara yang tidak diinginkan yang akan masuk melalui mikrofon Anda.
3. Gunakan Fitur Mute Ketika Tidak Berbicara
Mengaktifkan fitur mute pada mikrofon saat Anda tidak berbicara adalah langkah penting untuk mengurangi gangguan yang tidak perlu.
Hal ini juga mencegah suara napas, gerakan, atau suara latar yang tidak disengaja terekam selama orang lain sedang berbicara. Hanya aktifkan mikrofon saat Anda hendak berbicara.
4. Fokus pada Kamera untuk Menjaga Kontak Mata
Meskipun Anda berkomunikasi melalui layar, menjaga kontak mata adalah cara efektif untuk menunjukkan bahwa Anda fokus dan terlibat dalam percakapan.
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menatap langsung ke kamera, bukan ke layar. Ini akan memberi kesan bahwa Anda sedang berbicara langsung dengan peserta rapat lainnya.
5. Perhatikan Latar Belakang
Latar belakang yang berantakan atau terlalu mencolok dapat mengalihkan perhatian peserta lain. Jika memungkinkan, gunakan latar belakang yang netral atau manfaatkan fitur blur pada platform rapat yang Anda gunakan.
Beberapa platform bahkan memungkinkan Anda mengganti latar belakang dengan gambar pilihan, sehingga lingkungan sekitar tidak menjadi gangguan.
6. Pastikan Pencahayaan Memadai
Pencahayaan yang baik adalah kunci agar wajah Anda terlihat jelas di kamera. Pastikan ruangan cukup terang, tetapi hindari cahaya yang langsung menghadap kamera karena ini dapat menyebabkan silau.
Cahaya alami dari samping atau depan akan membuat wajah Anda terlihat lebih jelas dan tidak terlalu kontras.
7. Perlakukan Rapat Online Seperti Rapat Tatap Muka
Meskipun formatnya berbeda, anggaplah rapat online sebagai rapat profesional. Kenakan pakaian yang sesuai, bersikap sopan, dan fokus pada diskusi.
Menghindari perilaku yang tidak pantas seperti makan atau mengobrol di luar topik akan menunjukkan bahwa Anda serius dan menghargai waktu peserta lain.
Secara keseluruhan, dengan mempersiapkan diri secara matang sebelum menghadiri rapat online dan mengikuti etika dasar selama rapat berlangsung, Anda dapat memberikan kontribusi yang lebih efektif serta menjaga profesionalisme.
Rapat online mungkin menjadi tren yang terus berkembang pada masa depan, jadi semakin cepat kita beradaptasi, kian baik pula hasil yang akan diperoleh dari pertemuan virtual ini.
Editor: Ranto Rajagukguk
