Invoice adalah catatan yang erat hubungannya dengan Anda sebagai seorang pelaku usaha yang selalu terlibat dalam transaksi keuangan, baik itu pembelian barang, penjualan barang, tagihan, dan lainnya.
Transaksi keuangan ini perlu dicatat dengan baik agar pebisnis memiliki pencatatan dan dokumentasi atas seluruh transaksi keuangan yang dilakukan. Hal ini dapat menunjang aspek keuangan bisnis sebagai bahan evaluasi kinerja, pelaporan, danjuga pengelolaan pajak. Dokumen transaksi ini biasa disebut dengan invoice atau kuitansi. Apakah invoice dan kuitansi adalah dokumen yang sama? Mari kita cari tahu perbedaannya dengan membaca artikel ini.
Apa itu Invoice dan fungsinya?
Menurut Investopedia, invoice adalah dokumen komersial yang memiliki penanda waktu secara rinci dan menjadi pencatatan transaksi antara penjual dan pembeli. Ketika pembelian barang/jasa ini dilakukan secara kredit, maka invoice ini menjadi dokumen tagihan. Dalam dokumen ini, biasanya mencantumkan nama penjual dan pembeli, jumlah tagihan, tanggal pembayaran, metode pembayaran,dan juga nomor invoice itu sendiri.
Invoice adalah elemen penting dalam pengontrolan dan audit internal pada akuntansi. Dokumen ini biasanya menjadi tanda terima transaksi, nota pembayaran, tagihan penjualan, dan catatan online. Di era digital, invoice tidak lagi dibuat dengan cetakan kertas, tetapi juga cukup secara digital untuk memudahkan pencatatan transaksi.
Dokumen transaksi yang satu ini biasanya dikeluarkan oleh penjual ketika pembeli selesai melakukan pemesanan dan penjual telah mengirimkan pesanan tersebut. Dokumen ini menjadi alat tagih kepada pembeli dan pembeli harys melakukan pembayaran sejumlah uang sesuai dengan jumlah yang tertera pada tagihan.
Apa perbedaan antara kwitansi dan invoice?
Lalu, apa perbedaannya dengan kwitansi/kuitansi? Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran yang diberikan penjual kepada pembeli yang ditandai dengan penerapan tanda tangan dari penerima uang. Jika invoice menjadi alat penagihan, maka kuitansi sebagai alat bukti pembayaran. Berikut adalah contoh invoice.
Baca juga: Memahami Liabilities: Arti dan Cara Pengukurannya
Fungsi invoice bagi bisnis
Berikut adalah beberapa fungsi dari penggunaan invoice dalam keuangan bisnis Anda.
1. Sebagai catatan rinci penjualan atau pembelian barang/jasa dan juga termin pembayaran yang digunakan untuk penagihan pembayaran kepada konsumen. Rincian pembayaran ini sangat diperlukan sebagai data informasi yang digunakan dalam pendataan transaksi sehari-hari.
2. Untuk mempermudah pembuatan laporan atau pembukuan keuangan. Transaksi yang tercatat dengan baik akan memudahkan akuntan untuk membuat laporan atau pembukuan keuangan yang rapih.
3. Sebagai rujukan yang sah apabila terdapat ketidaksesuaian saat proses pembayaran tagihan ataupun pengiriman barang. Hal ini menjadi bukti yang sah bagi penjual atau pembeli.
4. Sebagai alat untuk mengukur kinerja dan perkembangan bisnis. Dengan adanya dokumen transaksi yang teratur dan terperinci dapat memudahkan pelaku usaha untuk menganalisis kinerja keuangan dan juga perkembangan bisnis.
Baca juga: Memahami Pengaruh Nilai Buku dalam Sebuah Perusahaan
Jenis-Jenis invoice
Berikut adalah beberapa jenis invoice yang biasa digunakan dalam aktivitas usaha.
Invoice Biasa
Jenis ini digunakan untuk transaksi sehari-hari, seperti rincian pesanan dan jumlah tagihan yang harus dibayar pembeli.
Invoice Konsuler
Jenis ini digunakan dalam transaksi internasional, seperti aktivitas ekspor dan impor. Dokumen ini biasanya disahkan oleh negara penerima impor dan kedutaan negara pengekspor.
Invoice Proforma
Invoice ini adalah invoice sementara yang digunakan dalam aktivitas pembelian barang secara bertahap. Apabila semua barang pesanan sudah dikirimkan, maka invoice proforma ini akan diganti dengan invoice biasa.
Kesimpulannya, invoice adalah dokumen transaksi yang penting bagi pemilik usaha. Dokumen ini memberikan berbagai informasi terkait rincian penjualan atau pembelian barang/jasa, jumlah tagihan, identitas penjual dan pembeli, waktu jatuh tempo, serta metode pembayaran yang disepakati.
Invoice dapat membantu pelaku usaha dalam melakukan pembukuan, evaluasi kinerja, dan acuan pembayaran. Dalam penerapannya, dokumen transaksi inidapat digunakan untuk transaksi sehari-hari, transaksi internasional, dan transaksi bertahap.
Editor: Muhammad Perkasa Al Hafiz