Oleh Stefanie Suanita, Founder & CEO CATAPA
Awal tahun merupakan waktu tersibuk bagi sebuah perusahaan. Bagaimana tidak, awal tahun dalam sebuah perusahaan merupakan periode dimana rencana dan strategi bisnis dirampungkan. Rencana dan strategi bisnis ini nantinya akan menjadi pedoman bagi operasional perusahaan selama sepanjang tahun.
Namun untuk HR sebuah perusahaan, kesibukan tersebut sudah dimulai semenjak periode akhir tahun tiba. Karena bagian HR sebuah perusahaan harus memastikan bahwa segala proses kepegawaian tetap berjalan lancar ketika hari kerja pertama di awal tahun tiba.
Ada cukup banyak kegiatan yang harus dilakukan oleh bagian HR di akhir tahun mulai dari yang berhubungan dengan data karyawan, payroll, hingga pajak. Karena itu ada baiknya jika HR membuat sebuah end of the year checklist atau checklist akhir tahun agar pekerjaan yang cukup banyak tersebut dapat lebih terkelola dengan lebih baik.
Mengapa Checklist Akhir Tahun Diperlukan?
Checklist akhir tahun ini biasanya digunakan untuk mengorganisir kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk periode tutup buku agar tidak ada yang tertinggal, sehingga masa transisi bisnis dari akhir ke awal tahun dapat lebih lancar.
Selain itu, dengan list pekerjaan akhir tahun yang lebih terorganisir, sebuah perusahaan juga dapat mengevaluasi kinerja operasional bisnis mereka dengan lebih akurat dalam setahun terakhir. Dengan evaluasi yang lebih akurat tersebut, sebuah perusahaan dapat membuat planning bisnis yang tepat untuk operasional di tahun depan.
Dalam HR, checklist akhir tahun juga dapat membantu kesiapan data kepegawaian yang nantinya akan digunakan operasional tahun depan. Karena tak seperti bidang lain yang masih bisa melakukan planning saat awal tahun tiba, beberapa jenis kegiatan seperti absensi dan penggajian harus sudah siap beroperasi secara operasional dari mulai hari kerja pertama tiba di awal tahun tersebut.
Karena itu menyelesaikan checklist akhir tahun merupakan kegiatan yang krusial untuk memastikan transisi operasional bisnis ke awal tahun berjalan dengan mulus. Bukan tidak mungkin operasional bisnis tahun depan menjadi berantakan karena checklist akhir tahun yang tidak tuntas.
Apa Saja yang Harus Diperhatikan Dalam Checklist Akhir Tahun Kepegawaian?
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan HR yang berbeda, tergantung bagaimana struktur perusahaan tersebut dibentuk. Karena itu, checklist akhir tahun yang dibuat pun bisa berbeda-beda, tergantung dengan apa yang dianggap penting dalam perusahaan tersebut.
Misalnya perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan beroperasi 24 jam mungkin menganggap data yang berhubungan dengan pengaturan shift sangat penting, sementara perusahaan yang bergerak di bidang teknologi dengan mayoritas karyawan menganut jam kerja 9-5 tak terlalu memikirkan hal itu.
Tapi setidaknya, ada beberapa jenis kategori checklist yang umum dimiliki oleh sebuah perusahaan seperti penyesuaian data karyawan, penyesuaian data yang berhubungan dengan payroll, dan perampungan pajak karyawan di akhir tahun.
- Penyesuaian Data Karyawan dan Absensi
Pastikan data karyawan yang di akhir tahun sudah sesuai dengan perubahan terakhir sehingga karyawan dapat melakukan absensi dengan lancar begitu awal tahun tiba. Data yang harus disesuaikan di antaranya adalah, perubahan data karyawan seperti domisili dan perubahan status karyawan (naik pangkat atau resign), penyesuaian headcount, dan penyesuaian saldo cuti atau extend leave.
Data yang berhubungan dengan karyawan perseorangan seperti status absensi juga dapat menjadi pertimbangan dalam laporan performance appraisal karyawan yang bersangkutan.
- Penyesuaian Data Payroll
Pastikan data-data yang berhubungan dengan payroll atau penggajian sudah sesuai dengan perubahan terakhir sehingga proses penggajian di bulan pertama dapat berjalan tanpa kendala. Penyesuaian data biasanya dilakukan pada komponen gaji pokok yang terjadi akibat adanya perubahan UMP, penyesuaian tunjangan berdasarkan job level, serta penyesuaian komponen compensation benefit karyawan jika terdapat perubahan.
- Penyesuaian Data Pajak
Akhir tahun adalah periode dimana laporan perpajakan yang berhubungan dengan penghasilan karyawan harus diselesaikan. Pastikan data-data yang akan digunakan untuk keperluan formulir 1721 A1 dan PPh 21 DTP sudah update dan lengkap. Keterlambatan penyerahan pajak dapat menyebabkan penalti atau denda yang dapat merugikan perusahaan.
Karena banyaknya pekerjaan dan data yang harus diproses oleh bagian HR di akhir tahun, pembuatan checklist ini dapat dikatakan cukup berguna sebagai bentuk antisipasi agar tak ada kegiatan penting yang terlewat dan membuat masalah baru ketika awal tahun baru tiba.
Meski bukan solusi akhir yang dapat membuat seluruh pekerjaan akhir tahun bagian HR menjadi jauh lebih mudah, pembuatan checklist akhir tahun setidaknya dapat membantu mengorganisir sekaligus memantau progress jenis-jenis kegiatan yang krusial untuk operasional awal tahun yang tak terkendala.
Untungnya dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, di pasaran tersedia berbagai SaaS yang dapat membantu pengerjaan tugas dalam checklist akhir tahun kepegawaian sebuah perusahaan. SaaS atau Software as a Service, terutama yang bergerak di bidang HR seperti CATAPA, memiliki beragam fungsi yang dapat mengotomasi beragam pekerjaan HR administratif, seperti pembaharuan data payroll atau data karyawan jumlah besar, sehingga checklist akhir tahun pun dapat diselesaikan dengan lebih efisien. HR hanya perlu melakukan satu kali perubahan data UMP dan PPh. Tak perlu lagi HR memperbaharui data karyawan satu persatu yang dapat memakan waktu berhari-hari, atau bahkan berminggu-minggu jika jumlah karyawan sangat besar.
*Kolom ini merupakan kolaborasi GDP x Marketeers
