Aspek perbaikan berkelanjutan selalu menjadi hal penting bagi bisnis agar selalu menjadi yang terbaik. Salah satu caranya adalah dengan menerapkan PDCA.
PDCA merupakan singkatan dari Plan-Do-Check-Act yang berputar seperti siklus tanpa ada titik akhir. Siklus PDCA yang dilakukan terus mengalami pengulangan untuk mencapai continuous improvement atau perbaikan berkelanjutan.
PDCA juga banyak digunakan sebagai project planning tool yang sudah cukup populer digunakan oleh berbagai jenis bisnis dan organisasi. Untuk mendalami siklus PDCA, simak penjelasan yang telah Marketeers lansir dari beberapa sumber berikut ini:
Apa itu siklus PDCA?
Melansir dari Lean Enterprise Institute, PDCA Cycle atau Plan-Do-Check-Act merupakan siklus perbaikan yang berbasis metode ilmiah dalam melakukan perubahan pada suatu proses, mengukur hasil, dan menerapkan strategi yang tepat.
PDCA ini juga disebut sebagai Deming Cycle atau Deming Wheel karena konsep ini diperkenalkan oleh Dr. W. Edward Deming, seorang konsultan manajemen, di Jepang pada tahun 1950-an.
Plan-Do-Check-Act ini menjadi salah satu landasan dari konsep continuous improvement atau Kaizen. Dengan konsep ini, para leaders akan menetapkan target (plan), tim melakukan perbaikan untuk mencapai target (do), kemudian diukur ketercapaian targetnya melalui evaluasi kinerja (check), dan mengimplementasikannya sebagai metode dan standar baru (act).
BACA JUGA: Fishbone Diagram: Alat Pemecahan Masalah Hingga ke Akar
Empat fase siklus PDCA
Dengan penerapan PDCA, Anda dapat menyelesaikan berbagai permasalahan dan mengimplementasikan solusi secara disiplin, teliti, dan tepat sasaran dengan metode yang benar. Berikut empat fase dalam PDCA:
1. Plan
Plan merupakan aktivitas untuk menentukan tujuan dalam melakukan proses atau perubahan agar dapat tercapai sesuai dengan target.
Pada tahapan ini, Anda perlu menyadari masalah apa yang dihadapi, peluang apa yang dapat dieksekusi, dan mulai merencanakan step-by-step untuk melakukan perubahan maupun perbaikan.
Eksplorasi berbagai informasi dan keluarkan berbagai ide dan solusi yang mampu menunjang kesuksesan pada bisnis Anda secara terukur melalui PDCA Cycle.
2. Do
Setelah Anda menemukan solusi potensial, saatnya untuk Anda melakukan tes atau uji coba dalam skala kecil. Hal ini dapat memberikan Anda gambaran apakah perubahan yang Anda rencanakan mampu mencapai hasil yang diinginkan.
Pastikan semua perubahan dan hasil yang terjadi tercatat dan terdokumentasikan dengan baik. Ini menjadi bahan Anda untuk melakukan evaluasi di tahapan PDCA selanjutnya.
3. Check
Evaluasi adalah hal terpenting yang wajib Anda lakukan untuk mengukur kinerja dari strategi atau solusi yang Anda rencanakan pada tahap Plan.
Lakukan analisis dari hasil yang Anda dapatkan dan simpulkan apakah ide Anda benar-benar dapat berkontribusi terhadap kesuksesan rencana Anda?
Jika jawabannya “Ya”, maka Anda dapat melanjutkan ke tahapan PDCA selanjutnya, yaitu Act. Jika “Tidak”, maka kembalilah ke tahapan yang pertama, yaitu Plan.
Inilah yang disebut sebagai konsep perbaikan berkelanjutan untuk benar-benar menemukan solusi dan strategi yang paling tepat dan memberikan dampak terbesar bagi perubahan Anda.
BACA JUGA: Lean Startup: Metode Populer untuk Membangun Startup yang Inovatif
4. Act
Setelah hasil uji coba Anda di tahapan Do telah sukses, maka saatnya Anda untuk menstandardisasi dan menstabilisasi perubahan. Mulailah aplikasikan strategi Anda berdasarkan informasi yang telah Anda miliki di tahapan Check.
Namun, tetaplah untuk mengingat bahwa siklus PDCA ini adalah looping, bukanlah proses yang memiliki awalan dan akhir saja, tetapi terus berputar tanpa akhir.
Perbaikan dari proses atau produk yang Anda lakukan harus dilakukan secara terus-menerus dan berkelanjutan hingga mencapai titik maksimumnya.
Kapan menerapkan PDCA?
Penggunaan PDCA dapat dilakukan ketika memulai suatu proyek perbaikan baru atau mengembangkan produk atau layanan baru.
Bahkan, ketika terjadi masalah dalam bisnis, Anda dapat melakukan PDCA sebagai strategi menemukan akar permasalahan dan menyusun solusi yang terukur dan tepat sasaran.
Terlebih lagi, di era yang terus mengalami perubahan ini, penting bagi Anda untuk menerapkan PDCA ketika ingin melakukan perubahan sebagai strategi adaptasi bisnis.
Meskipun bisnis Anda tidak dalam kondisi bermasalah dan baik-baik saja, maka continuous improvement tetap menjadi kunci untuk menjaga kualitas dan kinerja perusahaan Anda.
Oleh karena itu, Plan-Do-Check-Act menjadi konsep yang tepat untuk Anda implementasikan di setiap penyusunan strategi perusahaan.
Demikianlah penjelasan mengenai PDCA sebagai sebuah siklus yang terus berputar, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pembelajaran, hingga benar-benar melakukan tindakan yang paling tepat.
Pendekatan Plan-Do-Check-Act ini dapat disebut cukup sederhana dan efektif digunakan dalam memecahkan permasalahan bisnis hingga mengelola perubahan.
BACA JUGA: Kaizen: Perbaikan Berkelanjutan Jadi Kunci Kesuksesan Orang Jepang
Editor: Ranto Rajagukguk
